Le Dossier des Ouvrages Exécutés, abrégé en DOE, est un document qui correspond à l’ensemble des informations et documents concernant tous les travaux de construction effectués par une entreprise, qu’ils soient achevés ou non. Il sert à décrire précisément l’état du chantier à la fin des travaux ainsi que les garanties offertes par le constructeur. Le dossier sera ensuite remis au maître d’ouvrage afin qu’il puisse prendre possession des lieux.
Mais comment procéder pour rédiger ce fameux dossier des ouvrages exécutés ? Dans cet article, nous allons voir ensemble les différentes étapes de sa rédaction.
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I. Étape 1 : La préparation
Avant même de se lancer dans la rédaction proprement dite du dossier des ouvrages exécutés, il est important de bien se préparer. Cette préparation commence par une analyse du chantier. Cela permet de collecter l’ensemble des informations dont vous aurez besoin et de s’assurer que toutes les informations sont exactes et complètes. Cette analyse doit comprendre notamment :
- L’étude de surface ;
- Les plans et documents techniques ;
- Les rapports d’essai ;
- La liste des matériaux utilisés ;
- L’état des lieux avant et après les travaux ; etc.
Ensuite, pendant l’exécution des travaux, il est conseillé de mettre à jour le dossier des ouvrages exécutés. Les phases de mise à jour peuvent être réalisées hebdomadairement ou à chaque étape clé des travaux. Elles consistent alors à mettre à jour les informations sur les matériaux utilisés, les équipements installés, les points critiques et les problèmes rencontrés.
II. Étape 2 : La rédaction et le contenu
Une fois que l’analyse et la mise à jour du dossier sont terminées, vous pouvez commencer à rédiger le document. Il est important de respecter une structure précise et claire afin que le lecteur puisse facilement trouver les informations dont il a besoin. Vous pouvez donc organiser le document en plusieurs sections telles que :
- Introduction ;
- Description du projet ;
- Caractéristiques techniques ;
- Eléments construits/installés ;
- Éléments non construits/installés ;
- Garanties ;
- Conclusion.
Chaque section devra contenir les informations correspondantes. Par exemple, la section « Eléments construits/installés » devra contenir une description complète et détaillée de tous les éléments installés sur le chantier, avec leurs caractéristiques et spécificités. De plus, veillez à ce que votre dossier des ouvrages exécutés soit exempt de toute forme d’erreur (orthographe, syntaxe, etc.) et accompagné de documents justificatifs si nécessaire.
III. Étape 3 : La diffusion et archivage
Une fois le dossier des ouvrages exécutés terminé, il ne reste plus qu’à le diffuser et le classer. Pour le diffuser, vous devez envoyer votre document à l’ensemble des parties prenantes concernées : le maître d’ouvrage, les entrepreneurs, les fournisseurs, etc. Enfin, pour le classer, vous devez le conserver à titre de support technique et comme preuve de bonne exécution des travaux par rapport aux clauses contractuelles. Une solution pour faciliter le stockage et l’accès à vos documents est de les numériser et de les stocker sur un serveur en ligne. Ainsi, vous pourrez facilement retrouver le document si nécessaire.
IV. Conclusion
Voilà, vous savez maintenant comment rédiger un dossier des ouvrages exécutés. N’oubliez pas que ce document est très important et doit être fait minutieusement afin de ne pas causer de problème. Pensez donc à bien suivre les étapes décrites dans cet article et à vérifier scrupuleusement le contenu de votre document avant de le diffuser. Bonne chance !
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